導入
一人社長やフリーランスをやっていると、経理はどうしても後回しになりがちです。
目の前の仕事、納品、営業、クライアント対応。そっちのほうが緊急度が高いので、経理はつい「あとでまとめてやればいいか」になりやすいです。
でも、その「あとで」がなかなか来ません。
そして来たときには、領収書、請求書、入金確認、支払い予定がちょっとした山になっています。
見たくないけど見ないといけない。あの感じ、なかなかしんどいです。
経理を後回しにすること自体が悪いというより、後回しにしても戻れる形がないことが問題です。
一人で事業を回しているなら、毎日完璧に経理を見るのは難しいです。だからこそ、最低限の流れだけ先に作っておくとかなりラクになります。
この記事では、経理を後回しにしがちな一人社長に向けて、あとでしんどくなる前に整えておきたいことを整理します。
一人社長が経理を後回しにしやすい理由
一人社長が経理を後回しにしやすいのは、かなり自然です。
経理は大事ですが、今日やらなくてもその瞬間には困りにくいからです。
請求書を出す。入金を見る。領収書を整理する。支払いを確認する。
どれも必要な作業ですが、目の前の売上を作る仕事と比べると、どうしても後ろに回りがちです。
しかも、経理は少しだけ面倒です。
一つひとつは難しくなくても、やるまでの腰が重い。
「今日はいいか」と思わせる力が妙に強いです。なかなかの誘惑です。
ただ、経理は後回しにしても消えません。
むしろ少しずつ溜まって、後からまとめて来ます。
しかも、だいたい忙しいタイミングで来ます。嫌な空気を読むのがうまいです。
だから大事なのは、経理を毎日完璧にやることではありません。
後回しにしても崩れない最低限の仕組みを作ることです。
経理を後回しにすると何がしんどくなるのか
経理を後回しにすると、あとで何がしんどくなるのか。
一番大きいのは、「何が未処理なのか分からない状態」になることです。
領収書がどこにあるか分からない。
請求書を出したか分からない。
入金されたか分からない。
支払い予定が頭の中だけにある。
この状態になると、経理作業そのものより、探す作業や思い出す作業が増えます。
これが地味にきついです。
- 領収書を探す時間が増える
- 請求漏れに気づくのが遅れる
- 入金確認が曖昧になる
- 支払い漏れが怖くなる
- 会計ソフトの未処理が溜まる
経理は、情報が集まっていればそこまで怖くありません。
でも情報が散らばると、急に重くなります。
あとでまとめてやるつもりでも、実際には「まとめる前の整理」から始まります。
そこがしんどいです。
経理というより、まず発掘作業になります。あまりやりたくないタイプの発掘です。
まず整えたいのは領収書と請求書の置き場所
経理を後回しにしがちな人が最初に整えるなら、まずは領収書と請求書の置き場所です。
難しい会計処理より先に、資料がどこにあるか分かる状態を作ることが大事です。
領収書が財布、カバン、メール、スマホ写真、机の上に散らばっていると、それだけで経理は重くなります。
請求書も同じです。作ったもの、送ったもの、未送信のものが混ざると、確認が面倒になります。
最初は完璧な分類までしなくて大丈夫です。
まずは「ここを見ればある」という場所を作るだけで十分です。
- 紙の領収書を入れる箱やファイルを決める
- メール領収書にラベルを付ける
- スマホ写真は専用フォルダに入れる
- 請求書の保存場所を決める
- 未請求と請求済みを分ける
このくらいのルールでも、かなり変わります。
経理が苦手な人ほど、分類より先に回収場所を作ったほうがいいです。
きれいに整理するのは後でもできます。
でも、なくしたものは後からどうにもなりにくいです。
まずはなくさない。ここからで大丈夫です。
請求と入金確認は後回しにしないほうがいい
経理の中でも、請求と入金確認はできるだけ後回しにしないほうがいいです。
ここは売上と資金繰りに直結します。
仕事が終わったあとに請求書を出す。
入金予定日にちゃんと入っているか見る。
この流れが曖昧になると、売上はあるはずなのに手元資金が不安、という状態になりやすいです。
特に一人社長の場合、請求漏れや入金確認漏れはそのまま自分に返ってきます。
誰かが裏で確認してくれるわけではありません。
ちょっと厳しいですが、社長兼営業兼経理担当です。役職が多すぎます。
請求と入金確認で決めたいのは、このあたりです。
- 請求書を作るタイミング
- 請求書を送ったか確認する方法
- 入金予定日の管理方法
- 入金確認をする日
- 未入金があったときの確認ルール
これだけでも、お金の流れはかなり見えやすくなります。
経理を全部完璧にしなくても、請求と入金だけは優先して整える。
これはかなり大事です。
支払い予定は頭で覚えない
支払い予定を頭で覚えるのは、あまりおすすめしません。
人間の記憶は、思っているより普通に漏れます。
家賃、外注費、サブスク、通信費、税金、社会保険、クレジットカード。
一人社長の支払いは意外と多いです。
しかも、毎月同じものもあれば、単発で出てくるものもあります。
頭の中だけで管理していると、ふとした瞬間に「あれ払ったっけ？」が来ます。
あれは地味に嫌です。仕事中でも夜でも来ます。遠慮がありません。
支払い予定は、一覧かカレンダーに逃がしたほうがいいです。
- 毎月の固定支払いを一覧にする
- 支払日をカレンダーに入れる
- 税金や社会保険は別でメモする
- クレジットカード引き落とし日を確認する
- 支払い済みか未払いかを分ける
支払い管理は、細かくやりすぎなくても大丈夫です。
まずは「いつ、何を払うか」が見える状態にする。
それだけでもかなり安心感が変わります。
経理は頭で抱えるほど重くなります。
見える場所に出すだけで、少し軽くなります。
月1回だけ経理を見る日を作る
経理を後回しにしがちな人ほど、毎日やろうとしなくていいです。
最初から毎日経理を見るルールにすると、続かない可能性が高いです。
まずは月1回だけで十分です。
月末、翌月1日、第1営業日。どこでもいいので、経理を見る日を決めます。
その日に、請求、入金、領収書、支払いをざっと確認します。
月1回の確認日に見ることは、このくらいです。
- 請求書を出し忘れていないか
- 入金漏れがないか
- 領収書が集まっているか
- 支払い予定が漏れていないか
- 会計ソフトに未処理が溜まっていないか
これをやるだけでも、経理が完全に闇落ちするのを防げます。
闇落ちという言い方は雑ですが、放置した経理って本当にそんな感じがあります。
見ないうちに、ちょっと強くなって帰ってきます。
月1回でも見る日があると、戻れる場所ができます。
経理を毎日完璧にやるより、定期的に戻れる形を作る。
一人社長にはそのほうが現実的です。
会計ソフトは後回し経理を救うが魔法ではない
freeeやマネーフォワードのような会計ソフトは便利です。
でも、会計ソフトを入れれば後回しにした経理が全部自動で片づくわけではありません。
会計ソフトは、情報を集めたり、処理しやすくしたりする道具です。
ただ、その前に領収書の置き場所や請求の流れ、支払い予定が決まっていないと、未処理の情報が画面に溜まっていきます。
便利なはずのツールが、開くと少し気が重い画面になる。
これはかなりもったいないです。
会計ソフトを使うなら、先に最低限の流れを決めておくとラクです。
- 請求書をいつ作るか
- 領収書をどこに集めるか
- 入金をいつ確認するか
- 支払い予定をどこで見るか
- 月1回の確認日をいつにするか
この流れがあると、freeeやマネーフォワードもかなり使いやすくなります。
ツールは魔法ではないですが、流れがある人にはかなり強い味方になります。
経理は後回しにしても戻れる形があればいい
一人社長の経理は、毎日完璧にやる必要はありません。
現実的には、後回しになる日もあります。
それはもう仕方ないです。仕事もありますし、人間なので。
大事なのは、後回しにしたあとに戻れる形があることです。
領収書はここ。請求書はここ。支払い予定はここ。月1回ここで確認する。
この状態なら、多少後回しになっても立て直しやすいです。
逆に、何も決まっていない状態で後回しにすると、戻るときにかなり重くなります。
どこから手をつければいいか分からない。何が未処理か分からない。
この状態が一番しんどいです。
経理は、完璧にやるより戻れる形を作る。
一人社長には、この考え方のほうが合っていると思います。
まとめ｜経理を後回しにするなら戻れる仕組みを作っておく
経理を後回しにしがちな一人社長は、まず自分を責めなくて大丈夫です。
目の前の仕事や売上づくりを優先していれば、経理が後ろに回ることは普通にあります。
ただ、後回しにしても消えるわけではありません。
領収書、請求書、入金確認、支払い予定は、あとでまとめて戻ってきます。
だからこそ、戻れる仕組みを作っておくことが大事です。
まずは、領収書と請求書の置き場所を決める。
請求と入金確認だけは優先する。
支払い予定は頭で覚えず一覧にする。
月1回だけ経理を見る日を作る。
このくらいで十分です。
経理は完璧じゃなくても、回る形があればかなりラクになります。
後回しにしても戻れる状態を作るところから始めれば大丈夫です。
コメント